ALCANZAR LA CONTINUIDAD OPERATIVA EN CONTINGENCIA
Este Meet Up lo di en conjunto con Ivarelys Figueredo así que los créditos son de ambos.
¿QUÉ ES LO MÁS IMPORTANTE QUE DEBE CONSIDERAR UNA EMPRESA PARA MANTENERSE A FLOTE?
CASO DE ÉXITO: SERVICIO OPERATIVO BANCO
• ¿CON QUÉ NOS ENCONTRAMOS?
Tenemos varios años prestando servicios a uno de nuestros clientes, en el que tenemos equipos multifuncionales distribuidas en diferentes áreas (más de 100 personas).
Un número importante de estos profesionales trabaja en el Área de Operaciones, dentro de una sala de Monitoreo, y por sus funciones requiere equipamiento muy específico.
El primer evento que tuvimos que superar fue el estallido social de octubre. Ahí fue cuando nos preguntamos, ¿cómo mantener el servicio de forma remota? Tuvimos que identificar los alcances técnicos y resolver requerimientos muy específicos como por ejemplo VPN, token de seguridad, checklist de objetivos. Además, planificamos reuniones de seguimiento varias veces al día.
• LO QUE CONSEGUIMOS
La cooperación, disposición y coordinación entre todos los profesionales ha permitido mantener las operaciones de nuestro cliente. Hoy contamos con 99% del equipo trabajando de forma remota. Sólo 2 personas que atienden en Datacenter deben asistir 3 días a la semana a las oficinas para resolver temas puntuales.
“Como respuesta a nuestra gestión, recibimos un reconocimiento por parte del cliente agradeciendo el compromiso y buen desempeño de todos frente la contingencia actual”
¿CÓMO LO HEMOS LOGRADO?
Algunas de las acciones que implementamos para dar respuestas oportunas y mantener la entrega de nuestros servicios
MANTENER LA OPERATIVIDAD
La forma en que una organización mantiene la operatividad frente a situaciones inesperadas, es crucial para su supervivencia en el mundo VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo).
Algunas empresas contaban con un plan técnico y logístico que les permitían atender problemas de transportes, inundaciones terremotos e inclusive ataques cibernéticos, pero ninguna tenía claro qué hacer frente a una pandemia… En nuestra compañia tampoco teníamos un mapa, sin embargo desde octubre empezamos a impulsar pruebas pilotos de trabajo remoto
Y RECONOCIMOS LOS ELEMENTOS CLAVES:
- PERSONAS
- PLATAFORMAS
- PROCESOS
- REPUTACIÓN
GESTIONAR A LAS PERSONAS
El talento humano y la cultura organizacional son bases indispensables para impulsar la empresa a sortear los obstáculos
DESEMPEÑO REMOTO
- La comunicación es fundamental para mantener al equipo cohesionado y enfocado, a pesar de la distancia.
- El equipo debe impulsar la disciplina individual: tener horarios de inicio, breaks y fin de jornada laboral (igual que en la oficina).
- Tratar de optimizar las agendas y estar enfocado en las prioridades laborales.
HAY QUE TENER PRESENTE
- Los colaboradores deben ser autogestionables, imponiéndose de manera proactiva los tiempos y responsabilidades que le permitan cumplir con los objetivos del proyecto.
- Lo importante es seguir la rutina que tenían cuando iban a la oficina. Establecer un protocolo de trabajo a distancia es necesario para cumplir con las metas.
HERRAMIENTAS PARA TRABAJAR REMOTO
EN RESUMEN…
SER PROACTIVO. Utiliza todas las herramientas que tengas para resolver inconvenientes y ejecutar tus tareas
PERMANECE ENFOCADO. Prioriza tus actividades pendientes. Procura enfocarte en una sola tarea a la vez si quieres ser efectivo.
TENER DISCIPLINA Establece un horario de inicio, fin y breaks, tal como si estuvieras en la oficina. También puedes socializar con tus conocidos
INFORMA Avísale a tus allegados que estás trabajando y que necesitas mucha concentración
OPTIMIZA LAS AGENDAS Organiza las tareas y evita llenarte de videollamadas
SIGUE LA RUTINA Tal como si tuvieras que ir a la oficina. Levántate y vístete para estar listo
MANTENER LAS PLATAFORMAS
Hay que estar preparados para responder ante la demanda que se puede generar a partir de un momento de contingencia
• En general, para las empresas es costoso y complejo disponer de personal para la realización de tareas y actividades sobre plataformas TI, que involucren servicios de hardware, software y redes.
- Deben gestionar un servicio que permita resolver múltiples incidencias con los sistemas operativos, la instalación de programas o la resolución de incidentes que puedan surgir. El objetivo es mejorar su eficiencia operacional de manera remota y controlada y ahorrando costos automatizando procesos claves para su negocio.
• El sector de retail es el que se ha visto más desafiado por esta contingencia.
La cadena de suministro es quizá uno de los factores a los que se le debe prestar mayor cuidado, pues la cuarentena puede afectar de manera importante la logística entre proveedores, distribuidores y la compra del cliente. Es importante que las empresas consideren obtener productos o materias primas de proveedores alternativos
